Développer ensemble une plus forte culture du design - édition 2

L’objectif de l’appel de propositions 2023-2024 est d’enrichir le contenu de la Trousse, afin d’approfondir la compréhension commune des douze notions qu’elle présente et leur applicabilité dans divers contextes de projet. Il s’agit notamment de présenter les notions de manière plus approfondie afin qu’elles donnent lieu à une compréhension plus fine et à des réflexes plus rapides et adaptés, en faveur de la qualité. 

Pour accroître la qualité des projets montréalais, il serait intéressant, par exemple, d’intensifier l’effort de sensibilisation des publics cibles à l’égard des thématiques suivantes :

• Dans la section « Vision qualité » : la circularité, l’adaptabilité et la réversibilité, la réduction, la réutilisation et la mutualisation des ressources, la densification, la conception bioclimatique et biophilique, les coûts-bénéfices de la qualité, les nouveaux modèles d’occupation territoriale, la logistique urbaine, les besoins sociétaux ignorés ou négligés, la cohabitation des genres, des cultures, des générations et des communautés marginalisées, l’accessibilité et la sécurité pour des groupes spécifiques de personnes, etc. ;
• Dans la section « Opération qualité » : les processus de planification et de gestion de projet qui favorisent la circularité, les modes d’octroi de la commande publique, les mécanismes de participation et de consultation, les méthodes de maillage et de mentorat de la relève, le calcul du cycle de vie de la qualité, la gestion d’un plan de suivi de la qualité et des indicateurs, les stratégies de rétroaction et de diffusion des apprentissages, etc.

Avant d’élaborer votre proposition, nous vous invitons à consulter la Trousse. Où voyez-vous un manque prioritaire à combler ? Comment pouvez-vous contribuer à répondre à ce besoin ?

Appel de propositions pour des projets et des activités de sensibilisation
Les organismes à but non lucratif (OBNL) et les institutions qui souhaitent contribuer au développement d’une plus forte culture du design à Montréal sont invités à soumettre une demande de soutien financier en vue de réaliser un projet ou une activité qui cadre à la fois avec leur propre mission et avec les objectifs et les publics ciblés dans cet appel. Les OBNL sélectionnés pourraient recevoir une aide financière d’un minimum de 25 000 $ pour leur permettre :

• de financer jusqu’à 100 % des coûts de développement et de réalisation de leur projet ou activité ;
• d’offrir un soutien technique à des entreprises montréalaises par le biais d’activités de sensibilisation, y compris la conception d’outils d’aide à la prise de décision.

Exemples de projets et d’activités admissibles : visites/marches commentées, expositions, ateliers, conférences, séminaires, formations en ligne ou en présentiel, mentorat, services d’accompagnement personnalisé ou en groupe, films, documentaires, émissions télévisées, balados, etc.

Organismes admissibles
Sont admissibles les organismes à but non lucratif légalement constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les associations constituées en vertu du Code civil du Québec, les coopératives, les coopératives de solidarité, les fondations ou fiducies à but non lucratif et les organismes publics (écoles, universités, centres de recherche, commissions scolaires ou autres) qui remplissent toutes les conditions suivantes :

• exercer leurs activités à but non lucratif sur le territoire de l’agglomération de Montréal ;
• exercer leurs activités à but non lucratif depuis plus de deux ans ;
• ne pas être en défaut auprès du Registraire des entreprises du Québec ou en vertu de toute autre loi gouvernementale ;
• être en règle auprès des différents services et arrondissements de la Ville ;
• être exempt(e) de tout conflit d’intérêts [un(e) administrateur(trice) est en conflit d’intérêts lorsqu’il(elle) a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels, ou ceux d’autres personnes, plutôt que les intérêts de l’organisme] ;
• ne pas avoir commis de transaction entre apparentés [celle-ci étant définie comme un échange (d’argent ou autre) entre l’OBNL, un employé ou un membre du conseil d’administration de celui-ci et une personne physique ou morale lui étant liée de façon directe ou indirecte] ;
• démontrer une saine gestion financière (aucun déficit, absence de jugements rendus contre l’organisme).

Soumettre une proposition
La proposition doit être soumise au moyen du formulaire standardisé de demande de contribution financière du Service du développement économique de la Ville de Montréal. Le formulaire comporte cinq sections :

• Renseignements sur le demandeur ou la demandeuse (coordonnées de la personne responsable du dépôt de la proposition) ;
• Renseignements sur l’organisme (constitution légale, mission, description des activités, effectif, etc.) ;
• Renseignements sur la gouvernance de l’organisme (déclaration de non-conflit d’intérêts, historique des contributions financières et des mandats avec la Ville de Montréal, etc.) ;
• Téléversement des documents de présentation de la proposition (tel que décrit ci-dessous) ;
• Téléversement des documents obligatoires :
  • la liste à jour des membres du conseil d’administration de l’organisme (et de leurs fonctions respectives au sein du conseil), ainsi que la liste des membres de l’équipe qui serait affectée au projet (et de leurs rôles respectifs au sein du projet) — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (affectation) ;
  • les lettres patentes, ou l’acte constitutif si l’organisme est une fiducie ;
  • les règlements généraux de l’organisme ;
  • la résolution du conseil d’administration nommant et autorisant le ou la signataire de la convention ;
  • les états financiers de la dernière année (vérifiés, adoptés lors d’une assemblée générale ou approuvés/adoptés par le conseil d’administration) ; 
  • les lettres d’entente avec les partenaires du projet, le cas échéant ; 
  • le certificat de francisation, le cas échéant. 

Formulaire de dépôt des demandes de contribution financière (volet 1)

Les propositions doivent obligatoirement être structurées en quatre parties, conformément à la description ci-dessous. Chacune des parties doit expliquer comment la proposition répond aux critères d’appréciation énumérés. Les trois premières parties doivent être déposées dans un seul document PDF, indépendamment du montage financier. La partie 4, le montage financier, doit être déposé en utilisant le gabarit Excel standardisé fourni à cet effet. 

Partie 1 (max. 4 pages)
Description de la proposition
L’organisme ou l’entreprise doit présenter le projet en démontrant sa compréhension des objectifs de l’appel de propositions et expliquer comment et dans quelle mesure sa proposition y répond. Il s’agit notamment :

• de faire preuve d’une compréhension des objectifs généraux et spécifiques de l’appel ;
• de fournir une présentation détaillée de la proposition, en tenant compte des points d’appréciation énumérés ci-dessous.

Critières d'appréciation de la pertinence de la proposition
La proposition...

• répond-elle à un manque ou un besoin réel, vécu ou exprimé par un ou des publics cibles ?
• est-elle liée à l’une des douze notions présentées dans la Trousse qualité ?
• est-elle accessible (à moindre coût, le cas échéant) ?
• est-elle fonctionnelle (c.-à-d. son format, sa structure, son contenu, son mode d’utilisation/de participation) ?
• est-elle pérenne (preuve de la pertinence ou d’un cycle de vie à long terme) ?
• prévoit-elle une stratégie de communication efficace pour atteindre les publics cibles spécifiés ?
• inclut-elle un livrable qui pourra être hébergé dans la Trousse qualité et qui contribuera à l’enrichir ?

Partie 2 (max. 6 pages)
Description de l’organisme ou de l’entreprise et de l’équipe affectée au projet
L’organisme ou l’entreprise doit démontrer sa capacité à réaliser sa proposition en fournissant :

• un énoncé de sa mission, de ses valeurs et de ses secteurs d’activités ;
• des exemples de réalisations antérieures pertinentes ;
• une stratégie organisationnelle adaptée au projet, comprenant  :
• un organigramme illustrant les rôles des ressources clés (ressources internes et externes, le cas échéant) ;
• des fiches descriptives de chacune des ressources clés, incluant obligatoirement celle du chargé ou de la chargée de projet (mentionnant les formations reçues, les années d’expérience dans le rôle actuel et les réalisations similaires dans ce rôle).

Critères d'appréciation de la capacité de l’organisme ou de l’entreprise à réaliser le projet

• Est-ce que l’organisme ou l’entreprise possède l’expertise requise pour mener à bien son projet ?
• Est-ce que l’équipe affectée au projet est pertinente eu égard à la méthodologie proposée et à l’échéancier de réalisation du projet ?

Partie 3  (max. 4 pages)
Description de l’échéancier et de la méthodologie
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un échéancier et une méthodologie de réalisation efficace, incluant :

• L’échéancier de réalisation, incluant les principales étapes ;
• Le détail des activités et des livrables, par étapes ;
• Les indicateurs de suivi de la qualité du projet ou de l’activité.

Critères d'appréciation du réalisme et de l’efficacité de la méthodologie et de l’échéancier proposés

• La méthodologie semble-t-elle optimale pour atteindre les objectifs du projet ?
• L’échéancier semble-t-il réaliste ?

Partie 4
Description du montage financier
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un montage financier détaillé, incluant l’apport d’autres partenaires et collaborateurs s’il y a lieu. Le montage doit être ventilé par étapes et par postes de dépense — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (budget).

Critères d'appréciation de la justesse du montage financier

• Le montage financier semble-t-il répondre aux besoins du projet, compte tenu de la méthodologie et des ressources prévues ?
• La ventilation financière par étapes (et par postes de dépenses) semble-t-elle conforme à l’effort décrit dans la méthodologie et l’échéancier ?
• Le projet bénéficie-t-il d’un apport financier complémentaire de la part d’un partenaire externe ? Ce financement est-il confirmé ?
• Le projet aura-t-il besoin d’un financement complémentaire afin d’assurer la pérennité du livrable ?

• Lancement de l’appel de propositions : le 23 mai 2023
• Date limite pour le dépôt des propositions : le 7 juillet 2023 à 23 h 59
• Analyse des propositions : semaine du 19 juillet 2023
• Entrevues : juillet-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
• Sélection finale : mi-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
• Préparation et signature des conventions : avant la fin août 2023
• Approbation par les instances et début des travaux : septembre-octobre 2023
• Suivi des projets et des travaux : en continu, jusqu’à la fin de l’année 2024
• Bilan final du programme et reddition de comptes : janvier-février 2025

Q1. Est-il possible de déposer une proposition pour la diffusion d'un outil existant dans la Trousse qualité?  

R1. Oui. Il est possible de déposer une proposition pour adapter et diffuser un outil existant qui répond aux objectifs généraux et spécifiques de l'appel, et qui s'adresse aux publics cibles identifiés. 

Q2. Notre entreprise a un bon de commande en cours avec le Service du développement économique : sommes-nous admissibles pour soumettre une proposition? 

R2. Oui, mais uniquement si la proposition est d'une valeur de moins de 25 000$ (toutes taxes incluses), ceci en respect des règles de rotation des fournisseurs de la Ville de Montréal. 

Q3. Notre organisme aimerait des précisions sur les attentes concernant « les débuts des travaux », prévus à l’automne 2023 : s’agit-il d’avoir entamé les démarches, demandé des offres de services, créé des échéanciers etc. ou bien les attentes sont-elles plus concrètes, par exemple l’exigence d’avoir des premiers livrables dès l’automne 2023? Concernant le suivi, est-ce qu’il y a des livrables intermédiaires à remettre ou un statut d’avancée du projet?

R3. Le démarrage prévu à l'automne 2023 signifie que l'ensemble des démarches légales et contractuelles sont terminées et que les projets peuvent démarrer. Le calendrier de projet transmis dans votre proposition devrait débuter à l'automne 2023 et se terminer avant le 31 décembre 2024. En ce qui a trait aux étapes et aux livrables, oui le projet devrait se structurer en plusieurs étapes. Pour les organismes, ces étapes sont des jalons de reddition de compte associés à des demandes de paiement. Ces jalons nous permettent de faire un suivi de la qualité de l'avancement du projet.

Q4. La Trousse qualité traite de design et à l’architecture : est-ce que l'appel s'adresse également aux entrepreneurs généraux et spécialisés? 

R4. Oui. La Trousse qualité s'adresse à l'ensemble des parties impliquées dans la réalisation d'un projet urbain et donc, elle vise également à supporter le travail des entrepreneurs généraux et spécialisés. 

Q5. Est-ce que l'organisme bénéficiaire peut avoir dans son équipe des experts externes (entreprises). Si oui, y a-t-il un pourcentage limite de sous-traitance. 

R5. Oui il est possible pour l'organisme bénéficiaire de sous-traiter une partie des services requis à la réalisation du projet. Non, il n'y a pas de pourcentage limite de sous-traitance, toutefois, l'organisme demandeur doit démontrer qu'il réalise les tâches principales du projet et que seules certaines tâches satellites (ou spécialisées) sont remises en sous-traitance. De même, il ne doit avoir aucun conflit d'intérêt ou apparence de conflit d'intérêt entre l'organisme et l'entreprise externe mandatée.  

Q6. Est-ce que le projet doit nécessairement comporter un volet promotion auprès du public cible ou est-ce que la production et l'ajout d'un outil pertinent à la Trousse suffit, et ce, étant donné que vous faites déjà la promotion de la Trousse ? 

R6. Oui. La proposition doit inclure une stratégie de communication efficace à destination des publics cibles et ce, pour contribuer à l'effort de sensibilisation. 

Q7. Notre organisme ne répond pas aux critères d'admissibilité, puisque nous sommes récemment constitués (moins de deux ans en opération). Pouvons-nous former un consortium avec une autre organisation à but non lucratif pour déposer notre candidature? Devons-nous tous les deux remplir les critères d'admissibilité? Ou serons-nous considérés comme un sous-traitant du candidat principal? 

R7. L'organisme signataire de la convention de contribution financière doit répondre aux critères d'admissibilité de l'appel. Ainsi, un nouveau consortium (ou un nouvel organisme constitué spécifiquement pour l'appel) n'est pas conforme. Toutefois, le scénario de sous-traitance est conforme (en complément, voir la question 5 ci-dessus dont la réponse s'applique également à la sous-traitance d'un organisme). 

Q8. Est-ce qu'un organisme peut déposer une proposition dans le volet 2 pour obtenir un contrat de services professionnels?

R8. Oui, toutefois, la portée des conventions des volets 1 et 2 est différente : 

• Le volet 1 vise à soutenir financièrement un projet ou une activité (l'organisme pilote son projet et conserve la propriété du produit) ;
• Le volet 2 vise l'octroi d'un mandat de services professionnels (le mandataire réalise un projet piloté par la Ville de Montréal qui détient la propriété du produit). 

Le texte de l'appel, volet 2, a été modifié pour mieux réfléter cette possibilité. Les modifications sont mises en exergue entre crochets ainsi : « les entreprises [et organismes] ».

Q9. Nous constatons que le volet 1 de l'appel est surtout dirigé vers les OBNL, mais semble aussi s’adresser aux COOPS : est-ce possible pour une COOP de déposer une proposition? Si oui, est-ce que les critères d'admissibilité sont les mêmes? 

R9. Oui, il est possible pour une coopérative de déposer une proposition dans le volet 1. Les critères d'admissibilité sont les mêmes.

Q10. Pouvez-vous préciser ce que vous entendez par « Accessibilité (à moindre coût) » dans les critères de pertinence?

R10. Le projet, l'activité ou l'outil doit être accessible au plus grand nombre et ce, à moindre coût. Par exemple, dans le cas d'un projet subventionné, si celui-ci prévoit un volet événementiel payant, le contenu de cet événement devrait être rendu disponible au public dans un format accessible à tous (format numérique, exposition publique, etc.).

Q11. Un protocole d’enquête auprès d’usagers peut-il être considéré comme un livrable intégrable à la Trousse qualité?

R11. Oui. Un protocole d'enquête est un livrable qui peut être intégré à la Trousse qualité. 

Q12. Nous comprenons que les résultats en tout ou en partie pourront être utilisés par la Ville de Montréal, mais est-il entendu que les fruits de la recherche et les résultats ou produits restent la propriété intellectuelle des prestataires et que ceux-ci pourront les utiliser dans d’autres contextes complémentaires aux usages que la Ville en fera?

R12. Pour les deux volets de l'appel de propositions, nous utiliserons les conventions normalisées de la Ville de Montréal, dont les clauses de propriété intellectuelle sont les suivantes : 

• Convention de contribution financière (volet 1) : Les droits de propriété intellectuelle rattachés aux rapports, documents et produits à livrer préparés dans le cadre de la présente Convention (ci-après, les « Rapports ») appartiennent exclusivement à l'Organisme, tout comme les droits de propriété y afférents. L'Organisme accorde par les présentes à la Ville une licence non exclusive, irrévocable, perpétuelle, mondiale, libre de redevance et pouvant faire l'objet de sous-licences l'autorisant à utiliser, à publier, à adapter, à modifier, à traduire et à copier les Rapports en tout ou en partie. 
• Convention de services professionnels (volet 2) - extrait de la clause : Le Contractant cède à la Ville tous ses droits de propriété intellectuelle se rapportant aux rapports, études et autres documents réalisés dans le cadre de la présente convention et renonce à ses droits moraux.

Q13. Les outils de la Trousse sont tous hébergés directement sur le site. Est-ce possible de soumettre l'idée d'une plateforme numérique externe diffusée dans la Trousse Design Montréal avec un lien cliquable ?

R13. Non. La proposition doit prévoir un moyen de communication du contenu à même la Trousse (un accès direct à certains outils, un tutoriel de présentation de la plateforme et des principaux contenus, une fiche et un gabarit d'aide à la gestion des initiatives, etc.). Le lien vers la plateforme pourrait être fourni en complément d'information.

Q14. Dans le volet 2, est-il possible de faire modifier en tout ou en partie les clauses de la convention en lien avec les droits de propriété intellectuelle?

R14. Pour les propositions retenues par le comité de sélection, les demandes de modification aux conventions normalisées de la Ville de Montréal pourront être étudiées, en collaboration avec le Service des affaires juridiques, lors de la phase de préparation des conventions.