Appels

Développer ensemble une plus forte culture du design - édition 2

Appel de propositions 2023-2024

23 mai 2023

Aidez-nous à enrichir la Trousse qualité Design Montréal! 

Mise en ligne en mars dernier, la Trousse qualité offre des outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision, pour déterminer comment chaque projet peut générer un maximum de retombées pour le milieu dans lequel il s’inscrit. Afin d’en faire une plateforme vivante, évolutive et adaptée aux besoins du milieu, nous lançons aujourd’hui la deuxième édition de l’appel « Développer ensemble une plus forte culture du design ». Au total, quatre cent mille dollars seront versés à des organismes et à des entreprises pour poursuivre l'effort de sensibilisation quant à l’importance et aux retombées de la qualité en design et en architecture.

Cette initiative bénéficie du soutien du ministère de la Culture et des Communications du Québec, en vertu de l’Entente 2021-2024 sur le développement culturel de Montréal intervenue entre la Ville de Montréal et le gouvernement du Québec. 

Date limite : le 7 juillet 2023, à 23 h 59

Contexte

Réalisée dans le cadre de la mise en œuvre de l’Agenda montréalais 2030 pour la qualité et l’exemplarité en design et en architecture, la Trousse est l’aboutissement des travaux de la première édition de l’appel de propositions Développer ensemble une plus forte culture du design.

La Trousse présente 12 notions, réparties en deux sections :

  • La première section, « Vision  qualité », présente six dimensions de la qualité pour inspirer l’énoncé de vision d’un projet et définir ses objectifs de qualité.
  • La seconde section, « Opération qualité », présente six stratégies pour passer à l’action et concrétiser la vision d’un projet, une étape à la fois.

Pour favoriser une compréhension commune de ces notions et accompagner les publics cibles dans leur mise en pratique, quatre types d’outils sont offerts : la boussole, les fiches, les vidéos et les publications.

Objectif spécifique de l’édition 2

L’objectif de l’appel de propositions 2023-2024 est d’enrichir le contenu de la Trousse, afin d’approfondir la compréhension commune des douze notions qu’elle présente et leur applicabilité dans divers contextes de projet. Il s’agit notamment de présenter les notions de manière plus approfondie afin qu’elles donnent lieu à une compréhension plus fine et à des réflexes plus rapides et adaptés, en faveur de la qualité. 

Pour accroître la qualité des projets montréalais, il serait intéressant, par exemple, d’intensifier l’effort de sensibilisation des publics cibles à l’égard des thématiques suivantes :

  • Dans la section « Vision qualité » : la circularité, l’adaptabilité et la réversibilité, la réduction, la réutilisation et la mutualisation des ressources, la densification, la conception bioclimatique et biophilique, les coûts-bénéfices de la qualité, les nouveaux modèles d’occupation territoriale, la logistique urbaine, les besoins sociétaux ignorés ou négligés, la cohabitation des genres, des cultures, des générations et des communautés marginalisées, l’accessibilité et la sécurité pour des groupes spécifiques de personnes, etc. ;
  • Dans la section « Opération qualité » : les processus de planification et de gestion de projet qui favorisent la circularité, les modes d’octroi de la commande publique, les mécanismes de participation et de consultation, les méthodes de maillage et de mentorat de la relève, le calcul du cycle de vie de la qualité, la gestion d’un plan de suivi de la qualité et des indicateurs, les stratégies de rétroaction et de diffusion des apprentissages, etc.

Avant d’élaborer votre proposition, nous vous invitons à consulter la Trousse. Où voyez-vous un manque prioritaire à combler ? Comment pouvez-vous contribuer à répondre à ce besoin ?

Publics cibles

Les projets et les activités, de même que les outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision qui seront proposés devront être conçus et réalisés à l’intention des gestionnaires, des promoteurs et promotrices, des professionnels et professionnelles du milieu du design et de l’architecture, ainsi que des citoyens et citoyennes impliqués dans des processus décisionnels qui concernent la qualité des cadres de vie montréalais [p. ex., participants et participantes à des budgets participatifs ainsi qu’à d’autres formes de consultations publiques, membres des comités consultatifs d’urbanisme (CCU), élus et élues de Montréal].

Volet 1 — contributions financières à des organismes (200 000 $)

Appel de propositions pour des projets et des activités de sensibilisation
Les organismes à but non lucratif (OBNL) et les institutions qui souhaitent contribuer au développement d’une plus forte culture du design à Montréal sont invités à soumettre une demande de soutien financier en vue de réaliser un projet ou une activité qui cadre à la fois avec leur propre mission et avec les objectifs et les publics ciblés dans cet appel. Les OBNL sélectionnés pourraient recevoir une aide financière d’un minimum de 25 000 $ pour leur permettre :

  • de financer jusqu’à 100 % des coûts de développement et de réalisation de leur projet ou activité ;
  • d’offrir un soutien technique à des entreprises montréalaises par le biais d’activités de sensibilisation, y compris la conception d’outils d’aide à la prise de décision.

Exemples de projets et d’activités admissibles : visites/marches commentées, expositions, ateliers, conférences, séminaires, formations en ligne ou en présentiel, mentorat, services d’accompagnement personnalisé ou en groupe, films, documentaires, émissions télévisées, balados, etc.

Organismes admissibles
Sont admissibles les organismes à but non lucratif légalement constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les associations constituées en vertu du Code civil du Québec, les coopératives, les coopératives de solidarité, les fondations ou fiducies à but non lucratif et les organismes publics (écoles, universités, centres de recherche, commissions scolaires ou autres) qui remplissent toutes les conditions suivantes :

  • exercer leurs activités à but non lucratif sur le territoire de l’agglomération de Montréal ;
  • exercer leurs activités à but non lucratif depuis plus de deux ans ;
  • ne pas être en défaut auprès du Registraire des entreprises du Québec ou en vertu de toute autre loi gouvernementale ;
  • être en règle auprès des différents services et arrondissements de la Ville ;
  • être exempt(e) de tout conflit d’intérêts [un(e) administrateur(trice) est en conflit d’intérêts lorsqu’il(elle) a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels, ou ceux d’autres personnes, plutôt que les intérêts de l’organisme] ;
  • ne pas avoir commis de transaction entre apparentés [celle-ci étant définie comme un échange (d’argent ou autre) entre l’OBNL, un employé ou un membre du conseil d’administration de celui-ci et une personne physique ou morale lui étant liée de façon directe ou indirecte] ;
  • démontrer une saine gestion financière (aucun déficit, absence de jugements rendus contre l’organisme).

Soumettre une proposition
La proposition doit être soumise au moyen du formulaire standardisé de demande de contribution financière du Service du développement économique de la Ville de Montréal. Le formulaire comporte cinq sections :

  • Renseignements sur le demandeur ou la demandeuse (coordonnées de la personne responsable du dépôt de la proposition) ;
  • Renseignements sur l’organisme (constitution légale, mission, description des activités, effectif, etc.) ;
  • Renseignements sur la gouvernance de l’organisme (déclaration de non-conflit d’intérêts, historique des contributions financières et des mandats avec la Ville de Montréal, etc.) ;
  • Téléversement des documents de présentation de la proposition (tel que décrit ci-dessous) ;
  • Téléversement des documents obligatoires :
    • la liste à jour des membres du conseil d’administration de l’organisme (et de leurs fonctions respectives au sein du conseil), ainsi que la liste des membres de l’équipe qui serait affectée au projet (et de leurs rôles respectifs au sein du projet) — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (affectation) ;
    • les lettres patentes, ou l’acte constitutif si l’organisme est une fiducie ;
    • les règlements généraux de l’organisme ;
    • la résolution du conseil d’administration nommant et autorisant le ou la signataire de la convention ;
    • les états financiers de la dernière année (vérifiés, adoptés lors d’une assemblée générale ou approuvés/adoptés par le conseil d’administration) ; 
    • les lettres d’entente avec les partenaires du projet, le cas échéant ; 
    • le certificat de francisation, le cas échéant. 

Formulaire de dépôt des demandes de contribution financière (volet 1)

Volet 2 — contrats de services à des entreprises (200 000 $)

Appel de propositions en vue de la conception et de la réalisation d’outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision
Les entreprises qui souhaitent mettre leurs idées et leurs talents à profit pour contribuer au développement d’une plus forte culture du design à Montréal peuvent déposer une offre de services en vue d’obtenir un contrat de service relatif à la conception, le développement, la réalisation et la diffusion d’outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision à l’intention des publics ciblés par cet appel. Les entreprises qui auront soumis une proposition pourraient se voir accorder un mandat de gré à gré pouvant aller jusqu’à 100 000 $ (toutes taxes incluses).

Exemples d’outils admissibles : livres et publications (guides de design/d’architecture, études de cas), tutoriels, questionnaires et grilles d’analyse, répertoires numériques, vidéos explicatives, webinaires, outils de vulgarisation, gabarits, recommandations réglementaires.

Entreprises admissibles
Sont admissibles les entreprises qui remplissent toutes ces conditions :

  • ne pas figurer au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ;
  • ne pas figurer sur la Liste des firmes à rendement insatisfaisant de la Ville de Montréal ;
  • ne pas avoir, au moment de l’octroi du contrat, un autre contrat de service d’une valeur de plus de 25 000 $ (toutes taxes incluses), en cours ou terminé depuis moins de 90 jours avec le Service du développement économique ;
  • avoir honoré les engagements pris dans le cadre de contrats de service antérieurs avec les différents services et arrondissements de la Ville.

Exclusions : les foires commerciales ou les salons d’exposants, de même que les programmes de prix et de bourses ne sont pas admissibles.

Soumettre une proposition
La proposition doit être soumise au moyen du formulaire standardisé prévu à cet effet. Le formulaire comporte quatre sections :

  • Renseignements sur le demandeur ou la demandeuse (coordonnées de la personne responsable du dépôt de la proposition) ;
  • Renseignements sur l’entreprise (nom, adresse, constitution légale) ;
  • Téléversement du document de présentation de la proposition (tel que décrit ci-dessous) ;
  • Téléversement du document obligatoire suivant :
    • copie à jour de l’inscription de l’entreprise au Registre des entreprises du Québec ; 
    • le certificat de francisation, le cas échéant. 

Formulaire de dépôt des propositions (volet 2)

Présentation et évaluation des propositions

Les propositions doivent obligatoirement être structurées en quatre parties, conformément à la description ci-dessous. Chacune des parties doit expliquer comment la proposition répond aux critères d’appréciation énumérés. Les trois premières parties doivent être déposées dans un seul document PDF, indépendamment du montage financier. La partie 4, le montage financier, doit être déposé en utilisant le gabarit Excel standardisé fourni à cet effet. 

Partie 1 (max. 4 pages)
Description de la proposition
L’organisme ou l’entreprise doit présenter le projet en démontrant sa compréhension des objectifs de l’appel de propositions et expliquer comment et dans quelle mesure sa proposition y répond. Il s’agit notamment :

  • de faire preuve d’une compréhension des objectifs généraux et spécifiques de l’appel ;
  • de fournir une présentation détaillée de la proposition, en tenant compte des points d’appréciation énumérés ci-dessous.

Critières d'appréciation de la pertinence de la proposition
La proposition...

  • répond-elle à un manque ou un besoin réel, vécu ou exprimé par un ou des publics cibles ?
  • est-elle liée à l’une des douze notions présentées dans la Trousse qualité ?
  • est-elle accessible (à moindre coût, le cas échéant) ?
  • est-elle fonctionnelle (c.-à-d. son format, sa structure, son contenu, son mode d’utilisation/de participation) ?
  • est-elle pérenne (preuve de la pertinence ou d’un cycle de vie à long terme) ?
  • prévoit-elle une stratégie de communication efficace pour atteindre les publics cibles spécifiés ?
  • inclut-elle un livrable qui pourra être hébergé dans la Trousse qualité et qui contribuera à l’enrichir ?

Partie 2 (max. 6 pages)
Description de l’organisme ou de l’entreprise et de l’équipe affectée au projet
L’organisme ou l’entreprise doit démontrer sa capacité à réaliser sa proposition en fournissant :

  • un énoncé de sa mission, de ses valeurs et de ses secteurs d’activités ;
  • des exemples de réalisations antérieures pertinentes ;
  • une stratégie organisationnelle adaptée au projet, comprenant  :
    • un organigramme illustrant les rôles des ressources clés (ressources internes et externes, le cas échéant) ;
    • des fiches descriptives de chacune des ressources clés, incluant obligatoirement celle du chargé ou de la chargée de projet (mentionnant les formations reçues, les années d’expérience dans le rôle actuel et les réalisations similaires dans ce rôle).

Critères d'appréciation de la capacité de l’organisme ou de l’entreprise à réaliser le projet

  • Est-ce que l’organisme ou l’entreprise possède l’expertise requise pour mener à bien son projet ?
  • Est-ce que l’équipe affectée au projet est pertinente eu égard à la méthodologie proposée et à l’échéancier de réalisation du projet ?

Partie 3  (max. 4 pages)
Description de l’échéancier et de la méthodologie
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un échéancier et une méthodologie de réalisation efficace, incluant :

  • L’échéancier de réalisation, incluant les principales étapes ;
  • Le détail des activités et des livrables, par étapes ;
  • Les indicateurs de suivi de la qualité du projet ou de l’activité.

Critères d'appréciation du réalisme et de l’efficacité de la méthodologie et de l’échéancier proposés

  • La méthodologie semble-t-elle optimale pour atteindre les objectifs du projet ?
  • L’échéancier semble-t-il réaliste ?

Partie 4
Description du montage financier
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un montage financier détaillé, incluant l’apport d’autres partenaires et collaborateurs s’il y a lieu. Le montage doit être ventilé par étapes et par postes de dépense — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (budget).

Critères d'appréciation de la justesse du montage financier

  • Le montage financier semble-t-il répondre aux besoins du projet, compte tenu de la méthodologie et des ressources prévues ?
  • La ventilation financière par étapes (et par postes de dépenses) semble-t-elle conforme à l’effort décrit dans la méthodologie et l’échéancier ?
  • Le projet bénéficie-t-il d’un apport financier complémentaire de la part d’un partenaire externe ? Ce financement est-il confirmé ?
  • Le projet aura-t-il besoin d’un financement complémentaire afin d’assurer la pérennité du livrable ?
Processus de sélection

Répartition budgétaire 

  • Le processus de répartition vise une diversité de projets, d’activités, d’outils et de ressources à l’intention des publics cibles.
  • La Ville peut décider de ne pas octroyer la totalité des 400 000 $ prévus dans le cadre de cet appel si les propositions ne sont pas assez nombreuses ou si elles ne satisfont pas aux critères énoncés. Pour les mêmes raisons, elle peut aussi décider de transférer entre les volets des sommes qui n’auraient pas été utilisées. Dans tous les cas, la Ville peut accorder un montant moindre que celui initialement demandé ou requis à titre de contribution financière (volet 1) ou d’honoraires (volet 2) en apportant des ajustements (fixés par entente mutuelle) à la proposition.

Comité de sélection

  • Le comité de sélection est composé de professionnels et professionnelles de la Ville de Montréal (Bureau du design, Service du développement économique, Service de la culture, Service de l’urbanisme et de la mobilité, un arrondissement), ainsi que du ministère de la Culture et des Communications. 

Étapes de sélection

  • Admissibilité : Le Service de développement économique vérifiera l’admissibilité des organismes et des entreprises.
  • Analyse : Le comité analysera les propositions jugées admissibles selon la grille des critères d’appréciation et de faisabilité énumérés ci-haut puis établira la liste des propositions retenues en vue de l’étape de l’entrevue.
  • Entrevue : Les organismes et les entreprises retenus seront conviés à une entrevue virtuelle de 30 minutes. Ces personnes auront l’occasion d’expliquer leur proposition de vive voix et d’interagir avec les membres du comité en répondant à des demandes de précisions ou en revisitant certains éléments afin de favoriser un meilleur arrimage avec les objectifs, les critères énoncés et les fonds disponibles.
  • Sélection finale : À l’issue des entrevues, le comité procédera à la sélection finale des propositions et émettra ses recommandations quant à la répartition du montant de l’aide financière pouvant être versée et de la valeur des contrats de service pouvant être octroyés. Les organismes et les entreprises seront informés de ces recommandations et pourront alors décider de passer à l’étape suivante.
  • Conventions et approbation : Pour chaque proposition retenue, une convention sera signée entre la Ville de Montréal et les organismes ou les entreprises. Les conventions seront soumises pour approbation aux instances appropriées, qu’il s’agisse de contributions financières ou de contrats de services, et les travaux pourront ensuite débuter. Une période allant de quatre à huit semaines est à prévoir pour cette étape.
Calendrier
  • Lancement de l’appel de propositions : le 23 mai 2023
  • Date limite pour le dépôt des propositions : le 7 juillet 2023 à 23 h 59
  • Analyse des propositions : semaine du 10 juillet 2023
  • Entrevues : juillet-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
  • Sélection finale : mi-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
  • Préparation et signature des conventions : avant la fin août 2023
  • Approbation par les instances et début des travaux : septembre-octobre 2023
  • Suivi des projets et des travaux : en continu, jusqu’à la fin de l’année 2024
  • Bilan final du programme et reddition de comptes : janvier-février 2025
Séance d’information

Une séance d’information virtuelle ouverte à tous et à toutes est prévue le 7 juin, de 11 h à midi, cliquez ici pour assister à l'évènement en direct. 

Vous pouvez aussi écrire à designmontreal@montreal.ca ou consulter la foire aux questions ci-dessous.‬‬‬

Foire aux questions

Q. Est-il possible de déposer une proposition pour la diffusion d'un outil existant dans la Trousse qualité?  

R. Oui. Il est possible de déposer une proposition pour adapter et diffuser un outil existant qui répond aux objectifs généraux et spécifiques de l'appel, et qui s'adresse aux publics cibles identifiés. 

AP Sensibilisation (crédit : Alice Picard)

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