Q1. Est-il possible de déposer une proposition pour la diffusion d'un outil existant dans la Trousse qualité?
R1. Oui. Il est possible de déposer une proposition pour adapter et diffuser un outil existant qui répond aux objectifs généraux et spécifiques de l'appel, et qui s'adresse aux publics cibles identifiés.
Q2. Notre entreprise a un bon de commande en cours avec le Service du développement économique : sommes-nous admissibles pour soumettre une proposition?
R2. Oui, mais uniquement si la proposition est d'une valeur de moins de 25 000$ (toutes taxes incluses), ceci en respect des règles de rotation des fournisseurs de la Ville de Montréal.
Q3. Notre organisme aimerait des précisions sur les attentes concernant « les débuts des travaux », prévus à l’automne 2023 : s’agit-il d’avoir entamé les démarches, demandé des offres de services, créé des échéanciers etc. ou bien les attentes sont-elles plus concrètes, par exemple l’exigence d’avoir des premiers livrables dès l’automne 2023? Concernant le suivi, est-ce qu’il y a des livrables intermédiaires à remettre ou un statut d’avancée du projet?
R3. Le démarrage prévu à l'automne 2023 signifie que l'ensemble des démarches légales et contractuelles sont terminées et que les projets peuvent démarrer. Le calendrier de projet transmis dans votre proposition devrait débuter à l'automne 2023 et se terminer avant le 31 décembre 2024. En ce qui a trait aux étapes et aux livrables, oui le projet devrait se structurer en plusieurs étapes. Pour les organismes, ces étapes sont des jalons de reddition de compte associés à des demandes de paiement. Ces jalons nous permettent de faire un suivi de la qualité de l'avancement du projet.
Q4. La Trousse qualité traite de design et à l’architecture : est-ce que l'appel s'adresse également aux entrepreneurs généraux et spécialisés?
R4. Oui. La Trousse qualité s'adresse à l'ensemble des parties impliquées dans la réalisation d'un projet urbain et donc, elle vise également à supporter le travail des entrepreneurs généraux et spécialisés.
Q5. Est-ce que l'organisme bénéficiaire peut avoir dans son équipe des experts externes (entreprises). Si oui, y a-t-il un pourcentage limite de sous-traitance.
R5. Oui il est possible pour l'organisme bénéficiaire de sous-traiter une partie des services requis à la réalisation du projet. Non, il n'y a pas de pourcentage limite de sous-traitance, toutefois, l'organisme demandeur doit démontrer qu'il réalise les tâches principales du projet et que seules certaines tâches satellites (ou spécialisées) sont remises en sous-traitance. De même, il ne doit avoir aucun conflit d'intérêt ou apparence de conflit d'intérêt entre l'organisme et l'entreprise externe mandatée.
Q6. Est-ce que le projet doit nécessairement comporter un volet promotion auprès du public cible ou est-ce que la production et l'ajout d'un outil pertinent à la Trousse suffit, et ce, étant donné que vous faites déjà la promotion de la Trousse ?
R6. Oui. La proposition doit inclure une stratégie de communication efficace à destination des publics cibles et ce, pour contribuer à l'effort de sensibilisation.
Q7. Notre organisme ne répond pas aux critères d'admissibilité, puisque nous sommes récemment constitués (moins de deux ans en opération). Pouvons-nous former un consortium avec une autre organisation à but non lucratif pour déposer notre candidature? Devons-nous tous les deux remplir les critères d'admissibilité? Ou serons-nous considérés comme un sous-traitant du candidat principal?
R7. L'organisme signataire de la convention de contribution financière doit répondre aux critères d'admissibilité de l'appel. Ainsi, un nouveau consortium (ou un nouvel organisme constitué spécifiquement pour l'appel) n'est pas conforme. Toutefois, le scénario de sous-traitance est conforme (en complément, voir la question 5 ci-dessus dont la réponse s'applique également à la sous-traitance d'un organisme).
Q8. Est-ce qu'un organisme peut déposer une proposition dans le volet 2 pour obtenir un contrat de services professionnels?
R8. Oui, toutefois, la portée des conventions des volets 1 et 2 est différente :
- Le volet 1 vise à soutenir financièrement un projet ou une activité (l'organisme pilote son projet et conserve la propriété du produit) ;
- Le volet 2 vise l'octroi d'un mandat de services professionnels (le mandataire réalise un projet piloté par la Ville de Montréal qui détient la propriété du produit).
Le texte de l'appel, volet 2, a été modifié pour mieux réfléter cette possibilité. Les modifications sont mises en exergue entre crochets ainsi : « les entreprises [et organismes] ».
Q9. Nous constatons que le volet 1 de l'appel est surtout dirigé vers les OBNL, mais semble aussi s’adresser aux COOPS : est-ce possible pour une COOP de déposer une proposition? Si oui, est-ce que les critères d'admissibilité sont les mêmes?
R9. Oui, il est possible pour une coopérative de déposer une proposition dans le volet 1. Les critères d'admissibilité sont les mêmes.
Q10. Pouvez-vous préciser ce que vous entendez par « Accessibilité (à moindre coût) » dans les critères de pertinence?
R10. Le projet, l'activité ou l'outil doit être accessible au plus grand nombre et ce, à moindre coût. Par exemple, dans le cas d'un projet subventionné, si celui-ci prévoit un volet événementiel payant, le contenu de cet événement devrait être rendu disponible au public dans un format accessible à tous (format numérique, exposition publique, etc.).
Q11. Un protocole d’enquête auprès d’usagers peut-il être considéré comme un livrable intégrable à la Trousse qualité?
R11. Oui. Un protocole d'enquête est un livrable qui peut être intégré à la Trousse qualité.
Q12. Nous comprenons que les résultats en tout ou en partie pourront être utilisés par la Ville de Montréal, mais est-il entendu que les fruits de la recherche et les résultats ou produits restent la propriété intellectuelle des prestataires et que ceux-ci pourront les utiliser dans d’autres contextes complémentaires aux usages que la Ville en fera?
R12. Pour les deux volets de l'appel de propositions, nous utiliserons les conventions normalisées de la Ville de Montréal, dont les clauses de propriété intellectuelle sont les suivantes :
- Convention de contribution financière (volet 1) : Les droits de propriété intellectuelle rattachés aux rapports, documents et produits à livrer préparés dans le cadre de la présente Convention (ci-après, les « Rapports ») appartiennent exclusivement à l'Organisme, tout comme les droits de propriété y afférents. L'Organisme accorde par les présentes à la Ville une licence non exclusive, irrévocable, perpétuelle, mondiale, libre de redevance et pouvant faire l'objet de sous-licences l'autorisant à utiliser, à publier, à adapter, à modifier, à traduire et à copier les Rapports en tout ou en partie.
- Convention de services professionnels (volet 2) - extrait de la clause : Le Contractant cède à la Ville tous ses droits de propriété intellectuelle se rapportant aux rapports, études et autres documents réalisés dans le cadre de la présente convention et renonce à ses droits moraux.
Q13. Les outils de la Trousse sont tous hébergés directement sur le site. Est-ce possible de soumettre l'idée d'une plateforme numérique externe diffusée dans la Trousse Design Montréal avec un lien cliquable ?
R13. Non. La proposition doit prévoir un moyen de communication du contenu à même la Trousse (un accès direct à certains outils, un tutoriel de présentation de la plateforme et des principaux contenus, une fiche et un gabarit d'aide à la gestion des initiatives, etc.). Le lien vers la plateforme pourrait être fourni en complément d'information.
Q14. Dans le volet 2, est-il possible de faire modifier en tout ou en partie les clauses de la convention en lien avec les droits de propriété intellectuelle?
R14. Pour les propositions retenues par le comité de sélection, les demandes de modification aux conventions normalisées de la Ville de Montréal pourront être étudiées, en collaboration avec le Service des affaires juridiques, lors de la phase de préparation des conventions.
Q15. Notre organisme souhaite proposer un service d’accompagnement personnalisé auprès des firmes d’architecture et de design, est-ce que seuls les coûts de développement du service sont couverts par la subvention ou est-ce que le service d’accompagnement en lui-même peut être couvert, pour que les firmes puissent y avoir recours gratuitement ?
R15. Les coûts de développement et de mise en œuvre du service d'accompagnement personnalisé peuvent être admissibles.