Développer ensemble une plus forte culture du design - édition 2

Réalisée dans le cadre de la mise en œuvre de l’Agenda montréalais 2030 pour la qualité et l’exemplarité en design et en architecture, la Trousse est l’aboutissement des travaux de la première édition de l’appel de propositions Développer ensemble une plus forte culture du design.

La Trousse présente 12 notions, réparties en deux sections :

• La première section, « Vision  qualité », présente six dimensions de la qualité pour inspirer l’énoncé de vision d’un projet et définir ses objectifs de qualité.
• La seconde section, « Opération qualité », présente six stratégies pour passer à l’action et concrétiser la vision d’un projet, une étape à la fois.

Pour favoriser une compréhension commune de ces notions et accompagner les publics cibles dans leur mise en pratique, quatre types d’outils sont offerts : la boussole, les fiches, les vidéos et les publications.

L’objectif de l’appel de propositions 2023-2024 est d’enrichir le contenu de la Trousse, afin d’approfondir la compréhension commune des douze notions qu’elle présente et leur applicabilité dans divers contextes de projet. Il s’agit notamment de présenter les notions de manière plus approfondie afin qu’elles donnent lieu à une compréhension plus fine et à des réflexes plus rapides et adaptés, en faveur de la qualité. 

Pour accroître la qualité des projets montréalais, il serait intéressant, par exemple, d’intensifier l’effort de sensibilisation des publics cibles à l’égard des thématiques suivantes :

• Dans la section « Vision qualité » : la circularité, l’adaptabilité et la réversibilité, la réduction, la réutilisation et la mutualisation des ressources, la densification, la conception bioclimatique et biophilique, les coûts-bénéfices de la qualité, les nouveaux modèles d’occupation territoriale, la logistique urbaine, les besoins sociétaux ignorés ou négligés, la cohabitation des genres, des cultures, des générations et des communautés marginalisées, l’accessibilité et la sécurité pour des groupes spécifiques de personnes, etc. ;
• Dans la section « Opération qualité » : les processus de planification et de gestion de projet qui favorisent la circularité, les modes d’octroi de la commande publique, les mécanismes de participation et de consultation, les méthodes de maillage et de mentorat de la relève, le calcul du cycle de vie de la qualité, la gestion d’un plan de suivi de la qualité et des indicateurs, les stratégies de rétroaction et de diffusion des apprentissages, etc.

Avant d’élaborer votre proposition, nous vous invitons à consulter la Trousse. Où voyez-vous un manque prioritaire à combler ? Comment pouvez-vous contribuer à répondre à ce besoin ?

Les projets et les activités, de même que les outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision qui seront proposés devront être conçus et réalisés à l’intention des gestionnaires, des promoteurs et promotrices, des professionnels et professionnelles du milieu du design et de l’architecture, ainsi que des citoyens et citoyennes impliqués dans des processus décisionnels qui concernent la qualité des cadres de vie montréalais [p. ex., participants et participantes à des budgets participatifs ainsi qu’à d’autres formes de consultations publiques, membres des comités consultatifs d’urbanisme (CCU), élus et élues de Montréal].

Appel de propositions pour des projets et des activités de sensibilisation
Les organismes à but non lucratif (OBNL) et les institutions qui souhaitent contribuer au développement d’une plus forte culture du design à Montréal sont invités à soumettre une demande de soutien financier en vue de réaliser un projet ou une activité qui cadre à la fois avec leur propre mission et avec les objectifs et les publics ciblés dans cet appel. Les OBNL sélectionnés pourraient recevoir une aide financière d’un minimum de 25 000 $ pour leur permettre :

• de financer jusqu’à 100 % des coûts de développement et de réalisation de leur projet ou activité ;
• d’offrir un soutien technique à des entreprises montréalaises par le biais d’activités de sensibilisation, y compris la conception d’outils d’aide à la prise de décision.

Exemples de projets et d’activités admissibles : visites/marches commentées, expositions, ateliers, conférences, séminaires, formations en ligne ou en présentiel, mentorat, services d’accompagnement personnalisé ou en groupe, films, documentaires, émissions télévisées, balados, etc.

Organismes admissibles
Sont admissibles les organismes à but non lucratif légalement constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les associations constituées en vertu du Code civil du Québec, les coopératives, les coopératives de solidarité, les fondations ou fiducies à but non lucratif et les organismes publics (écoles, universités, centres de recherche, commissions scolaires ou autres) qui remplissent toutes les conditions suivantes :

• exercer leurs activités à but non lucratif sur le territoire de l’agglomération de Montréal ;
• exercer leurs activités à but non lucratif depuis plus de deux ans ;
• ne pas être en défaut auprès du Registraire des entreprises du Québec ou en vertu de toute autre loi gouvernementale ;
• être en règle auprès des différents services et arrondissements de la Ville ;
• être exempt(e) de tout conflit d’intérêts [un(e) administrateur(trice) est en conflit d’intérêts lorsqu’il(elle) a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels, ou ceux d’autres personnes, plutôt que les intérêts de l’organisme] ;
• ne pas avoir commis de transaction entre apparentés [celle-ci étant définie comme un échange (d’argent ou autre) entre l’OBNL, un employé ou un membre du conseil d’administration de celui-ci et une personne physique ou morale lui étant liée de façon directe ou indirecte] ;
• démontrer une saine gestion financière (aucun déficit, absence de jugements rendus contre l’organisme).

Soumettre une proposition
La proposition doit être soumise au moyen du formulaire standardisé de demande de contribution financière du Service du développement économique de la Ville de Montréal. Le formulaire comporte cinq sections :

• Renseignements sur le demandeur ou la demandeuse (coordonnées de la personne responsable du dépôt de la proposition) ;
• Renseignements sur l’organisme (constitution légale, mission, description des activités, effectif, etc.) ;
• Renseignements sur la gouvernance de l’organisme (déclaration de non-conflit d’intérêts, historique des contributions financières et des mandats avec la Ville de Montréal, etc.) ;
• Téléversement des documents de présentation de la proposition (tel que décrit ci-dessous) ;
• Téléversement des documents obligatoires :
  • la liste à jour des membres du conseil d’administration de l’organisme (et de leurs fonctions respectives au sein du conseil), ainsi que la liste des membres de l’équipe qui serait affectée au projet (et de leurs rôles respectifs au sein du projet) — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (affectation) ;
  • les lettres patentes, ou l’acte constitutif si l’organisme est une fiducie ;
  • les règlements généraux de l’organisme ;
  • la résolution du conseil d’administration nommant et autorisant le ou la signataire de la convention ;
  • les états financiers de la dernière année (vérifiés, adoptés lors d’une assemblée générale ou approuvés/adoptés par le conseil d’administration) ; 
  • les lettres d’entente avec les partenaires du projet, le cas échéant ; 
  • le certificat de francisation, le cas échéant. 

Formulaire de dépôt des demandes de contribution financière (volet 1)

Appel de propositions en vue de la conception et de la réalisation d’outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision
Les entreprises [et organismes] qui souhaitent mettre leurs idées et leurs talents à profit pour contribuer au développement d’une plus forte culture du design à Montréal peuvent déposer une offre de services en vue d’obtenir un contrat de services professionnels relatif à la conception, le développement, la réalisation et la diffusion d’outils de sensibilisation, de planification et d’aide à la prise de décision à l’intention des publics ciblés par cet appel. Les entreprises [et organismes] qui auront soumis une proposition pourraient se voir accorder un mandat de gré à gré pouvant aller jusqu’à 100 000 $ (toutes taxes incluses).

Exemples d’outils admissibles : livres et publications (guides de design/d’architecture, études de cas), tutoriels, questionnaires et grilles d’analyse, répertoires numériques, vidéos explicatives, webinaires, outils de vulgarisation, gabarits, recommandations réglementaires.

Entreprises [et organismes] admissibles
Sont admissibles les entreprises [et organismes] qui remplissent toutes ces conditions :

• ne pas figurer au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ;
• ne pas figurer sur la Liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant de la Ville de Montréal ;
• avoir honoré les engagements pris dans le cadre de contrats de service antérieurs avec les différents services et arrondissements de la Ville.

Uniquement pour les entreprises, cette condition j'ajoute : 

• pour une proposition de mandat de plus de 25 000$ (toutes taxes incluses), ne pas avoir au moment de l’octroi du contrat, un autre contrat de service en cours ou terminé depuis moins de 90 jours avec le Service du développement économique.

Exclusions : les foires commerciales ou les salons d’exposants, de même que les programmes de prix et de bourses ne sont pas admissibles.

Soumettre une proposition

La proposition doit être soumise au moyen du formulaire standardisé prévu à cet effet. Le formulaire comporte quatre sections :

• Renseignements sur le demandeur ou la demandeuse (coordonnées de la personne responsable du dépôt de la proposition) ;
• Renseignements sur l’entreprise ou l'organisme (nom, adresse, constitution légale) ;
• Téléversement du document de présentation de la proposition (tel que décrit ci-dessous) ;
• Téléversement du document obligatoire suivant :
  • copie à jour de l’inscription de l’entreprise au Registre des entreprises du Québec ; 
  • le certificat de francisation, le cas échéant. 

Formulaire de dépôt des propositions (volet 2)

Les propositions doivent obligatoirement être structurées en quatre parties, conformément à la description ci-dessous. Chacune des parties doit expliquer comment la proposition répond aux critères d’appréciation énumérés. Les trois premières parties doivent être déposées dans un seul document PDF, indépendamment du montage financier. La partie 4, le montage financier, doit être déposé en utilisant le gabarit Excel standardisé fourni à cet effet. 

Partie 1 (max. 4 pages)
Description de la proposition
L’organisme ou l’entreprise doit présenter le projet en démontrant sa compréhension des objectifs de l’appel de propositions et expliquer comment et dans quelle mesure sa proposition y répond. Il s’agit notamment :

• de faire preuve d’une compréhension des objectifs généraux et spécifiques de l’appel ;
• de fournir une présentation détaillée de la proposition, en tenant compte des points d’appréciation énumérés ci-dessous.

Critières d'appréciation de la pertinence de la proposition
La proposition...

• répond-elle à un manque ou un besoin réel, vécu ou exprimé par un ou des publics cibles ?
• est-elle liée à l’une des douze notions présentées dans la Trousse qualité ?
• est-elle accessible (à moindre coût, le cas échéant) ?
• est-elle fonctionnelle (c.-à-d. son format, sa structure, son contenu, son mode d’utilisation/de participation) ?
• est-elle pérenne (preuve de la pertinence ou d’un cycle de vie à long terme) ?
• prévoit-elle une stratégie de communication efficace pour atteindre les publics cibles spécifiés ?
• inclut-elle un livrable qui pourra être hébergé dans la Trousse qualité et qui contribuera à l’enrichir ?

Partie 2 (max. 6 pages)
Description de l’organisme ou de l’entreprise et de l’équipe affectée au projet
L’organisme ou l’entreprise doit démontrer sa capacité à réaliser sa proposition en fournissant :

• un énoncé de sa mission, de ses valeurs et de ses secteurs d’activités ;
• des exemples de réalisations antérieures pertinentes ;
• une stratégie organisationnelle adaptée au projet, comprenant  :
• un organigramme illustrant les rôles des ressources clés (ressources internes et externes, le cas échéant) ;
• des fiches descriptives de chacune des ressources clés, incluant obligatoirement celle du chargé ou de la chargée de projet (mentionnant les formations reçues, les années d’expérience dans le rôle actuel et les réalisations similaires dans ce rôle).

Critères d'appréciation de la capacité de l’organisme ou de l’entreprise à réaliser le projet

• Est-ce que l’organisme ou l’entreprise possède l’expertise requise pour mener à bien son projet ?
• Est-ce que l’équipe affectée au projet est pertinente eu égard à la méthodologie proposée et à l’échéancier de réalisation du projet ?

Partie 3  (max. 4 pages)
Description de l’échéancier et de la méthodologie
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un échéancier et une méthodologie de réalisation efficace, incluant :

• L’échéancier de réalisation, incluant les principales étapes ;
• Le détail des activités et des livrables, par étapes ;
• Les indicateurs de suivi de la qualité du projet ou de l’activité.

Critères d'appréciation du réalisme et de l’efficacité de la méthodologie et de l’échéancier proposés

• La méthodologie semble-t-elle optimale pour atteindre les objectifs du projet ?
• L’échéancier semble-t-il réaliste ?

Partie 4
Description du montage financier
L’organisme ou l’entreprise doit présenter un montage financier détaillé, incluant l’apport d’autres partenaires et collaborateurs s’il y a lieu. Le montage doit être ventilé par étapes et par postes de dépense — utiliser pour ce faire le gabarit standardisé (budget).

Critères d'appréciation de la justesse du montage financier

• Le montage financier semble-t-il répondre aux besoins du projet, compte tenu de la méthodologie et des ressources prévues ?
• La ventilation financière par étapes (et par postes de dépenses) semble-t-elle conforme à l’effort décrit dans la méthodologie et l’échéancier ?
• Le projet bénéficie-t-il d’un apport financier complémentaire de la part d’un partenaire externe ? Ce financement est-il confirmé ?
• Le projet aura-t-il besoin d’un financement complémentaire afin d’assurer la pérennité du livrable ?

Répartition budgétaire 

• Le processus de répartition vise une diversité de projets, d’activités, d’outils et de ressources à l’intention des publics cibles.
• La Ville peut décider de ne pas octroyer la totalité des 400 000 $ prévus dans le cadre de cet appel si les propositions ne sont pas assez nombreuses ou si elles ne satisfont pas aux critères énoncés. Pour les mêmes raisons, elle peut aussi décider de transférer entre les volets des sommes qui n’auraient pas été utilisées. Dans tous les cas, la Ville peut accorder un montant moindre que celui initialement demandé ou requis à titre de contribution financière (volet 1) ou d’honoraires (volet 2) en apportant des ajustements (fixés par entente mutuelle) à la proposition.

Comité de sélection

• Le comité de sélection est composé de professionnels et professionnelles de la Ville de Montréal (Bureau du design, Service du développement économique, Service de l’urbanisme et de la mobilité, Service de la planification stratégique et de la performance organisationnelle, Service de la gestion et de la planification des immeubles, et un arrondissement), ainsi que du ministère de la Culture et des Communications. 

Étapes de sélection

• Admissibilité : Le Service de développement économique vérifiera l’admissibilité des organismes et des entreprises.
• Analyse : Le comité analysera les propositions jugées admissibles selon la grille des critères d’appréciation et de faisabilité énumérés ci-haut puis établira la liste des propositions retenues en vue de l’étape de l’entrevue.
• Entrevue : Les organismes et les entreprises retenus seront conviés à une entrevue virtuelle de 30 minutes. Ces personnes auront l’occasion d’expliquer leur proposition de vive voix et d’interagir avec les membres du comité en répondant à des demandes de précisions ou en revisitant certains éléments afin de favoriser un meilleur arrimage avec les objectifs, les critères énoncés et les fonds disponibles.
• Sélection finale : À l’issue des entrevues, le comité procédera à la sélection finale des propositions et émettra ses recommandations quant à la répartition du montant de l’aide financière pouvant être versée et de la valeur des contrats de service pouvant être octroyés. Les organismes et les entreprises seront informés de ces recommandations et pourront alors décider de passer à l’étape suivante.
• Conventions et approbation : Pour chaque proposition retenue, une convention sera signée entre la Ville de Montréal et les organismes ou les entreprises. Les conventions seront soumises pour approbation aux instances appropriées, qu’il s’agisse de contributions financières ou de contrats de services, et les travaux pourront ensuite débuter. Une période allant de quatre à huit semaines est à prévoir pour cette étape.

• Lancement de l’appel de propositions : le 23 mai 2023
• Date limite pour le dépôt des propositions : le 7 juillet 2023 à 23 h 59
• Analyse des propositions : semaine du 19 juillet 2023
• Entrevues : juillet-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
• Sélection finale : mi-août 2023 (selon les disponibilités et les vacances)
• Préparation et signature des conventions : avant la fin août 2023
• Approbation par les instances et début des travaux : septembre-octobre 2023
• Suivi des projets et des travaux : en continu, jusqu’à la fin de l’année 2024
• Bilan final du programme et reddition de comptes : janvier-février 2025

Une séance d’information virtuelle ouverte à tous et à toutes a eu lieu le 7 juin, de 11 h à midi.

Vous pouvez aussi écrire à [email protected] jusqu'au 22 juin 2023 (23 h 59) ou consulter la foire aux questions ci-dessous.‬‬‬

Q1. Est-il possible de déposer une proposition pour la diffusion d'un outil existant dans la Trousse qualité?  

R1. Oui. Il est possible de déposer une proposition pour adapter et diffuser un outil existant qui répond aux objectifs généraux et spécifiques de l'appel, et qui s'adresse aux publics cibles identifiés. 

Q2. Notre entreprise a un bon de commande en cours avec le Service du développement économique : sommes-nous admissibles pour soumettre une proposition? 

R2. Oui, mais uniquement si la proposition est d'une valeur de moins de 25 000$ (toutes taxes incluses), ceci en respect des règles de rotation des fournisseurs de la Ville de Montréal. 

Q3. Notre organisme aimerait des précisions sur les attentes concernant « les débuts des travaux », prévus à l’automne 2023 : s’agit-il d’avoir entamé les démarches, demandé des offres de services, créé des échéanciers etc. ou bien les attentes sont-elles plus concrètes, par exemple l’exigence d’avoir des premiers livrables dès l’automne 2023? Concernant le suivi, est-ce qu’il y a des livrables intermédiaires à remettre ou un statut d’avancée du projet?

R3. Le démarrage prévu à l'automne 2023 signifie que l'ensemble des démarches légales et contractuelles sont terminées et que les projets peuvent démarrer. Le calendrier de projet transmis dans votre proposition devrait débuter à l'automne 2023 et se terminer avant le 31 décembre 2024. En ce qui a trait aux étapes et aux livrables, oui le projet devrait se structurer en plusieurs étapes. Pour les organismes, ces étapes sont des jalons de reddition de compte associés à des demandes de paiement. Ces jalons nous permettent de faire un suivi de la qualité de l'avancement du projet.

Q4. La Trousse qualité traite de design et à l’architecture : est-ce que l'appel s'adresse également aux entrepreneurs généraux et spécialisés? 

R4. Oui. La Trousse qualité s'adresse à l'ensemble des parties impliquées dans la réalisation d'un projet urbain et donc, elle vise également à supporter le travail des entrepreneurs généraux et spécialisés. 

Q5. Est-ce que l'organisme bénéficiaire peut avoir dans son équipe des experts externes (entreprises). Si oui, y a-t-il un pourcentage limite de sous-traitance. 

R5. Oui il est possible pour l'organisme bénéficiaire de sous-traiter une partie des services requis à la réalisation du projet. Non, il n'y a pas de pourcentage limite de sous-traitance, toutefois, l'organisme demandeur doit démontrer qu'il réalise les tâches principales du projet et que seules certaines tâches satellites (ou spécialisées) sont remises en sous-traitance. De même, il ne doit avoir aucun conflit d'intérêt ou apparence de conflit d'intérêt entre l'organisme et l'entreprise externe mandatée.  

Q6. Est-ce que le projet doit nécessairement comporter un volet promotion auprès du public cible ou est-ce que la production et l'ajout d'un outil pertinent à la Trousse suffit, et ce, étant donné que vous faites déjà la promotion de la Trousse ? 

R6. Oui. La proposition doit inclure une stratégie de communication efficace à destination des publics cibles et ce, pour contribuer à l'effort de sensibilisation. 

Q7. Notre organisme ne répond pas aux critères d'admissibilité, puisque nous sommes récemment constitués (moins de deux ans en opération). Pouvons-nous former un consortium avec une autre organisation à but non lucratif pour déposer notre candidature? Devons-nous tous les deux remplir les critères d'admissibilité? Ou serons-nous considérés comme un sous-traitant du candidat principal? 

R7. L'organisme signataire de la convention de contribution financière doit répondre aux critères d'admissibilité de l'appel. Ainsi, un nouveau consortium (ou un nouvel organisme constitué spécifiquement pour l'appel) n'est pas conforme. Toutefois, le scénario de sous-traitance est conforme (en complément, voir la question 5 ci-dessus dont la réponse s'applique également à la sous-traitance d'un organisme). 

Q8. Est-ce qu'un organisme peut déposer une proposition dans le volet 2 pour obtenir un contrat de services professionnels?

R8. Oui, toutefois, la portée des conventions des volets 1 et 2 est différente : 

• Le volet 1 vise à soutenir financièrement un projet ou une activité (l'organisme pilote son projet et conserve la propriété du produit) ;
• Le volet 2 vise l'octroi d'un mandat de services professionnels (le mandataire réalise un projet piloté par la Ville de Montréal qui détient la propriété du produit). 

Le texte de l'appel, volet 2, a été modifié pour mieux réfléter cette possibilité. Les modifications sont mises en exergue entre crochets ainsi : « les entreprises [et organismes] ».

Q9. Nous constatons que le volet 1 de l'appel est surtout dirigé vers les OBNL, mais semble aussi s’adresser aux COOPS : est-ce possible pour une COOP de déposer une proposition? Si oui, est-ce que les critères d'admissibilité sont les mêmes? 

R9. Oui, il est possible pour une coopérative de déposer une proposition dans le volet 1. Les critères d'admissibilité sont les mêmes.

Q10. Pouvez-vous préciser ce que vous entendez par « Accessibilité (à moindre coût) » dans les critères de pertinence?

R10. Le projet, l'activité ou l'outil doit être accessible au plus grand nombre et ce, à moindre coût. Par exemple, dans le cas d'un projet subventionné, si celui-ci prévoit un volet événementiel payant, le contenu de cet événement devrait être rendu disponible au public dans un format accessible à tous (format numérique, exposition publique, etc.).

Q11. Un protocole d’enquête auprès d’usagers peut-il être considéré comme un livrable intégrable à la Trousse qualité?

R11. Oui. Un protocole d'enquête est un livrable qui peut être intégré à la Trousse qualité. 

Q12. Nous comprenons que les résultats en tout ou en partie pourront être utilisés par la Ville de Montréal, mais est-il entendu que les fruits de la recherche et les résultats ou produits restent la propriété intellectuelle des prestataires et que ceux-ci pourront les utiliser dans d’autres contextes complémentaires aux usages que la Ville en fera?

R12. Pour les deux volets de l'appel de propositions, nous utiliserons les conventions normalisées de la Ville de Montréal, dont les clauses de propriété intellectuelle sont les suivantes : 

• Convention de contribution financière (volet 1) : Les droits de propriété intellectuelle rattachés aux rapports, documents et produits à livrer préparés dans le cadre de la présente Convention (ci-après, les « Rapports ») appartiennent exclusivement à l'Organisme, tout comme les droits de propriété y afférents. L'Organisme accorde par les présentes à la Ville une licence non exclusive, irrévocable, perpétuelle, mondiale, libre de redevance et pouvant faire l'objet de sous-licences l'autorisant à utiliser, à publier, à adapter, à modifier, à traduire et à copier les Rapports en tout ou en partie. 
• Convention de services professionnels (volet 2) - extrait de la clause : Le Contractant cède à la Ville tous ses droits de propriété intellectuelle se rapportant aux rapports, études et autres documents réalisés dans le cadre de la présente convention et renonce à ses droits moraux.

Q13. Les outils de la Trousse sont tous hébergés directement sur le site. Est-ce possible de soumettre l'idée d'une plateforme numérique externe diffusée dans la Trousse Design Montréal avec un lien cliquable ?

R13. Non. La proposition doit prévoir un moyen de communication du contenu à même la Trousse (un accès direct à certains outils, un tutoriel de présentation de la plateforme et des principaux contenus, une fiche et un gabarit d'aide à la gestion des initiatives, etc.). Le lien vers la plateforme pourrait être fourni en complément d'information.

Q14. Dans le volet 2, est-il possible de faire modifier en tout ou en partie les clauses de la convention en lien avec les droits de propriété intellectuelle?

R14. Pour les propositions retenues par le comité de sélection, les demandes de modification aux conventions normalisées de la Ville de Montréal pourront être étudiées, en collaboration avec le Service des affaires juridiques, lors de la phase de préparation des conventions.