Pour concrétiser la vision de votre projet et atteindre vos objectifs de qualité, des stratégies et actions peuvent dès maintenant être mises en œuvre par votre équipe : Opération qualité! Lorsque les initiatives phares de votre projet seront établies, organisez leur mise en œuvre étapes par étape, sur toute la durée du projet. La présente fiche rappelle la portée de chacune des étapes d’un projet urbain et offre un gabarit pour établir un plan d’Opération qualité sur mesure.
En utilisant la Boussole, travaillez en équipe pour définir l’Opération qualité de votre projet.
Ce qu’il faut retenir
L’Opération qualité, c’est un plan de gestion de la qualité qui nécessite :
- Une bonne compréhension de la vision et des objectifs de qualité;
- Une bonne compréhension des retombées souhaitées;
- Une bonne compréhension du contexte de réalisation (c.-à-d. contraintes et opportunités);
- Une bonne compréhension du cadre de réalisation (c.-à-d. échéancier et budget);
- Un portrait réaliste des capacités collectives de l’équipe;
- Un engagement affirmé de l’équipe envers la qualité;
- Une ouverture à réaliser différemment le projet;
- Une ouverture aux dialogues;
- Un désir d’amélioration continue;
- Un désir de pérennisation de la qualité.
La mise en œuvre de la qualité, c’est à long terme
Cette fiche réfère aux étapes standardisées de réalisation d’un projet municipal selon le cadre de gouvernance des projets et programmes municipaux de la Ville de Montréal. Ces étapes sont :
Cette étape concerne la réalisation d’études préalables et les premières étapes de programmation. L’équipe étudie les spécificités du projet et commence sa réflexion quant aux retombées souhaitées du projet sur son milieu. De manière non limitative, cette étape vise à :
- Définir le contexte de mise en œuvre du projet;
- Définir les contraintes initiales, les risques et les opportunités connus;
- Émettre des hypothèses sur les conditions de réalisation du projet (p. ex. : échéancier, ressources humaines et financières);
- Établir les parties prenantes (personnes et organisations) activement impliquées dans le projet ou dont les intérêts peuvent être visés de manière positive ou négative par la réalisation (ou non) de celui-ci;
- Définir le programme préliminaire envisagé;
- Définir la vision préliminaire du projet et les objectifs précis qui s’y rattachent;
- Définir des retombées attendues du projet sur le milieu de vie et sa contribution particulière aux objectifs de développement municipaux.
Cette étape concerne l’exploration et la définition du programme et des conditions de réalisation du projet. L’équipe explore et détaille la Vision qualité du projet et ses objectifs de qualité. De manière non limitative, cette étape vise à :
- Explorer des scénarios programmatiques;
- Définir le programme du projet, la vision et les objectifs (Vision qualité);
- Définir les conditions de réalisation du projet, telles que la posture de gouvernance, les ressources humaines et financières requises, l’échéancier et autres paramètres de gestion;
- Définir les conditions de mise en œuvre du projet, incluant le mode de réalisation pressenti.
Cette étape concerne l’élaboration du plan de mise en œuvre du projet qui intègre les principales stratégies et actions de l’Opération qualité. De manière non limitative, cette étape vise à :
- Assigner les rôles et les responsabilités;
- Mandater les professionnels externes requis;
- Définir le plan de gestion et de suivi de la qualité;
- Définir le plan de gestion et d’atténuation des risques et des imprévus;
- Définir le plan de gestion des communications;
- Définir le concept directeur du projet;
- Détailler l’estimation budgétaire (classe D);
- Détailler l’échéancier de réalisation.
Cette étape concerne l’exécution du projet, de sa conception à sa livraison. L’équipe met en œuvre le plan de gestion et de suivi de la qualité, étape par étape. De manière non limitative, cette étape vise à :
- Développer le concept et produire les dessins et devis pour la construction;
- Procéder aux appels d’offres;
- Procéder à la construction;
- Procéder à la mise en service;
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion et de suivi de la qualité (phase conceptuelle);
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion des risques et des imprévus;
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion des communications;
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion budgétaire aux jalons;
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion de l’échéancier de réalisation;
- Documenter et communiquer les apprentissages, les recommandations et les solutions novatrices mises en œuvre.
Cette étape post-occupationnelle concerne les opérations, le maintien et l’entretien du projet. L’équipe poursuit le plan de gestion et de pérennisation de la qualité dans une approche d’amélioration continue. De manière non limitative, cette étape vise à :
- Appliquer et ajuster en continu le plan de gestion et de suivi de la qualité (phase post-occupationnelle);
- Continuer à documenter et à communiquer les apprentissages, les recommandations et les solutions novatrices mises en œuvre.
L’Opération qualité, c’est dès maintenant
Utilisez le gabarit offert pour organiser votre plan de mise en œuvre de la qualité, étape par étape. Notez bien que ce gabarit est un canevas universel que chaque équipe doit s’approprier selon les besoins et les conditions de réalisation propres à son projet. Les stratégies et actions qu’il contient sont reprises intégralement de la section Opération qualité de la Trousse : elles ne sont ni limitatives ni figées dans un format ou un ordre prédéterminés. Dans une optique d’amélioration continue, ce plan nécessitera probablement d’être revu et adapté en cours de route. Gardez-le à portée de main et n’hésitez pas à le recadrer au besoin!
Utiliser ce gabarit pour organiser l’Opération qualité de votre projet, étape par étape.